Stille Revolution im Rechnungswesen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro auch im B2B-Bereich elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format versenden. Ab 2028 gilt diese Pflicht dann für alle Unternehmen – unabhängig von der Umsatzgröße. Für viele Gastronomen klingt das noch weit entfernt. Doch wer jetzt nicht handelt, wird später unter Zeitdruck geraten.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Rechnung muss einem strukturierten Datenformat entsprechen, das maschinell lesbar und automatisch verarbeitbar ist. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:
- XRechnung: Reines XML-Datenformat, kein visuelles Layout – ideal für die automatisierte Weiterverarbeitung.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0): Ein hybrides Format – kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Für viele kleinere Betriebe die praktischere Lösung.
Beide Formate erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und sind damit gesetzeskonform.
Was bereits gilt – und was noch kommt
| Datum | Pflicht |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 1. Januar 2027 | Senden von E-Rechnungen Pflicht für Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € |
| 1. Januar 2028 | Senden von E-Rechnungen Pflicht für alle Unternehmen |
Was das konkret für Gastronomen bedeutet
Gastronomische Betriebe haben im B2B-Bereich häufig mehr Geschäftsbeziehungen als auf den ersten Blick sichtbar: Lieferanten für Lebensmittel und Getränke, Reinigungsdienstleister, Wartungsfirmen, Eventpartner, Steuerberater. Überall dort, wo eine Rechnung zwischen zwei Unternehmen ausgestellt wird, greift die neue Pflicht.
Nicht betroffen sind: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie bestimmte Sonderregelungen.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
- Bestandsaufnahme: Welche Ihrer Lieferanten stellen bereits E-Rechnungen aus? Sprechen Sie aktiv mit ihnen.
- Software prüfen: Kann Ihre Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, lexoffice, sevDesk) E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format erzeugen und empfangen?
- Prozesse anpassen: Wer in Ihrem Betrieb nimmt Rechnungen entgegen? Gibt es einen definierten digitalen Ablageort?
- Steuerberater einbinden: Klären Sie gemeinsam, welches Format und welche Software für Ihren Betrieb sinnvoll ist.
- Testlauf: Versenden Sie erste E-Rechnungen probeweise an Geschäftspartner, bevor die Pflicht greift.
Welche Software eignet sich für Gastronomen?
Für kleinere Betriebe ist ZUGFeRD die empfehlenswerteste Lösung: Das PDF-Layout bleibt erhalten, während das eingebettete XML die gesetzliche Anforderung erfüllt. Folgende Tools unterstützen ZUGFeRD bereits vollständig: lexoffice, sevDesk, DATEV Unternehmen online und Easybill.
Wichtig: Prüfen Sie vor dem Kauf, ob Ihr Steuerberater mit dem System arbeiten kann – das spart später Zeit und Reibungsverluste.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht kommt – und sie betrifft auch Gastronomen, sobald es um den B2B-Bereich geht. Wer heute beginnt, seine Software zu überprüfen, seine Lieferanten anzusprechen und seine Prozesse anzupassen, wird 2027 und 2028 keine bösen Überraschungen erleben. Warten bis kurz vor dem Stichtag kostet doppelt.
Sie möchten wissen, ob Ihr Betrieb gut aufgestellt ist? Sprechen Sie mich an – ich helfe Ihnen bei der Umstellung auf rechtskonforme digitale Prozesse.